Cara Mengelola Waktu Yang Efektif

Kaswan (2015) dalam bukunya Personal Development for Excellence mengatakan bahwa mempunyai bakat, kemampuan, kecerdasan tanpa fokus ibarat orang ingin menangkap dua kelinci sekaligus dalam satu waktu. Fokus bias mendatangkan kekuatan yang sangat besar. Tanpa fokus, kita akan sering merasa kehabisan tenaga dan tidak mampu mencapai banyak. Dengan fokus, kita akan menemukan arah dan tujuan. Namun, pada kenyataannya untuk tetap fokus terhadap apa yang sedang kita lakukan sedikit memerlukan cara tertentu. Dalam hal ini, pengelolaan waktu atau time management merupakan salah satu cara yang dapat dilakukan supaya kita tetap fokus.

Sebelum kita menuju ke poin utamanya, akan lebih baik jika kita mendefinisikan apa itu pengelolaan dan waktu. Kita sudah tidak asing lagi dengan kata “pengelolaan” atau “manejemen”, pengelolaan atau manajemen dapat diartikan sebagai kegiatan pemanfaatan dan pengendalian atas semua sumber daya yang diperlukan untuk mencapai ataupun menyelesaikan tujuan tertentu (Atmosudirdjo, 1982). Selain itu, menurut Choan- Seng Song waktu adalah sebuah ruang yang didalamnya mereka melakukan segala usaha yang memperluas agar dapat memenuhinya dengan sebanyak mungkin hal yang akan menguntungkan untuk orang itu. Dan waktu itu akan menjadi sebuah bentuk kesempatan untuk siapapun yang ingin lebih maju.

Pengelolaan waktu atau time management didefinisikan sebagai proses pengelolaan kegiatan atau aktivitas dengan melibatkan skala prioritas didalamnya demi tercapainya sebuah tujuan secara efektif dan efisien. Sejalan dengan yang dikatakan oleh Frederick Winslow Taylor bahwa manajemen waktu adalah proses pencapaian sasaran utama kehidupan sebagai hasil dari menyisihkan kegiatan-kegiatan yang tidak berarti yang sering memakan banyak waktu.

Berikut adalah cara mengelola waktu yang efektif berdasarkan pengalaman penulis blog ini Travelling and Exploring. Hal yang penting, yaitu membuat To-do List harian atau daftar apa yang harus diselesaikan setiap harinya. Caranya kita dapat menuliskan daftar seperti berikut.

1. Mendesak-Penting

Poin yang pertama ini adalah suatu aktivitas yang mana kita harus selesaikan hari itu juga karena jika terlewat kesempatan tersebut tidak dapat diulang lagi dan ciri khas lainnya, yaitu jika kita melewatkannya akan berakibat menghambat terhadap rencana/kebutuhan lainnya. Jadi, harus segera diselesaikan bagaimanapun juga. Contohnya:

• Membeli bensin sebelum ke undangan sekitar pukul 07.30

Akan menjadi sebuah kesalahan yang bodoh jika kita macet di tengah jalan hanya karena kehabisan bensin dan berujung pada banyaknya waktu dan tenaga yang terbuang.

• Menjahit 1 baju pesanan (jika seorang penjahit) pukul 09.00 – 13.00

Jika tidak terselesaikan waktu itu juga, pelanggan akan kecewa. Disamping itu, kita membutuhkan upah dari hasil kerja tersebut untuk makan dan memenuhi kebutuhan lainnya.

• Dst.

2. Mendesak-Tidak begitu Penting

Poin yang kedua yang harus diingat, yaitu hal-hal yang memang kita menganggap hal tersebut tidak begitu penting, tapi kita harus menyelesaikannya bagaimanapun juga karena akan ada efek tertentu ke kehidupan kita. Contohnya:

• Datang ke undangan sahabat kerja pukul 08.00

Walaupun kita hanya hadir kesana dan merasa tidak begitu penting karena hanya ingin sekedar menghadiri sebuah acara. Hal yang harus dipertimbangkan adalah kita harus menjaga juga silaturahmi dengan sahabat kerja, akibat jika kita tidak mengadihiri acara kerja mungkin seperti ada rasa kecewa dari sahabat kita ataupun hal yang lainnya.

Alternatif yang paling baik di sini adalah jika tugas tersebut dapat didelegasikan kepada orang lain, kita dapat mendelegasikannya. Contoh, datang ke undangan merupakan hal yang dapat diwakilkan oleh orang lain, jika kita ada hal yang memang lebih penting dan mendesak juga.

3. Tidak Mendesak-Penting

Poin ini adalah daftar aktivitas yang menurut kita hal tersebut akan berakibat fatal jika tidak dikerjakan sama sekali, tetapi masih banyak waktu untuk mengerjakannya atau tidak begitu mendesak dalam hal waktu. Setelah terselesaikan semua prioritas diatas, kita baru dapat melakukan hal ini. Disamping itu, aktivitas di prioritas ini dapat dikerjakan kapan saja ketika mempunyai waktu luang untuk mengerjakannya. Contohnya:

• Selesaikan tugas Matematika pukul 15.00 (setelah semua aktivitas mendesak diatas selesai). Disamping itu, dapat dikerjakan ketika mempunyai waktu luang saat menunggu lama di perpustakan.  Deadline tugas ini, yaitu pada hari minggu (masih lama).

• Membantu keluarga persiapan pukul 18.00 karena akan mengadakan pesta ulang tahun adik pada hari sabtu.

Cara mengelola tugas ini adalah dengan menjadwalkannya lebih awal seperti menyimpannya dalam buku agenda dan menandai kalender kita. Contoh di atas merupakan tugas yang dapat kita jadwalkan lebih awal.

4. Tidak Mendesak-Tidak begitu Penting

Poin yang terakhir adalah daftar aktivitas yang mana kita dapat mengerjakannya ketika sudah menyelesaikan aktivitas-aktivitas berdasarkan ketiga prioritas di atas. Dalam hal ini efek yang ditimbulkan tidak begitu fatal dan juga waktu yang masih tersedia banyak untuk melakukannya (tidak mendesak).

• Jika tugas matematika selesai lebih awal, kita dapat melakukan beberapa aktivitas yang bermanfaat seperti olahraga, menyiram kebun, meditasi, membersihkan halaman rumah, atau bermain games.

• Dst.

Terlepas dari itu semua, contoh dari setiap prioritas di atas akan berbeda setiap individu dalam memprioritaskan setiap aktivitasnya. Contohnya, mungkin bagi beberapa dari kita tugas matematika itu bisa menjadi merupakan prioritas yang pertama (mendesak-penting) karena deadlinenya. Jadi, semua prioritas bergantung pada konteks situasi dan individu itu sendiri dalam pengelolaannya. Oleh karena itu, mulailah dari sekarang membuat to-do list dan memprioritaskan setiap aktivitasnya untuk melatih kemampuan manajemen waktu kita.